La conservazione digitale dei documenti deve avvenire rispettando precise normative nazionali ed europee e non riguarda solo la pubblica amministrazione, ma oramai è stata estesa anche alle imprese e ai professionisti. Il processo di digitalizzazione, chiamato anche conservazione sostitutiva, garantisce una memorizzazione sicura e i documenti acquistano così autenticità ai fini giuridici.
L’importanza della conservazione digitale dei documenti
Prima di spiegare perché oggi la conservazione digitale si rivela indispensabile per la crescita e il successo di ogni azienda è importante capire cos’è questo processo. Digitalizzare i documenti vuol dire mettere in atto tutta una serie di operazioni e attività per garantirne la leggibilità, l’autenticità e la sicurezza. In questo modo si evitano anche i rischi che derivano dall’obsolescenza dell’hardware e software, rendendo le informazioni che sono state digitalizzate fruibili anche nel futuro.
La conservazione digitale dei documenti può essere definita come un sistema formato da persone, procedure, apparecchiature e applicazioni che snelliscono i processi gestionali all’interno delle aziende. La legge nel corso del tempo ha previsto l’obbligo del formato digitale per alcuni tipi di documenti, quindi anche le piccole e le medie aziende, oltre che i professionisti si sono dovuti adeguare.
Gli strumenti adoperati per trasformare digitalmente i documenti sono essenzialmente la firma elettronica e la marcatura digitale. Quindi salvare un documento digitalmente è ben diverso dal memorizzarlo sul proprio pc o altro dispositivo. Nello specifico vuol dire sottoporre il documento ad una precisa procedura stabilita dalla legge e procedere all’archiviazione per assicurare la non modificabilità e la validità nel tempo dei contenuti.
I benefici della conservazioni digitale dei documenti
Le aziende che si sono adeguate alla conservazione sostitutiva possono contare sulla massima rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in essi racchiusi. In questo modo riescono anche ad ottenere risposte rapide da parte dei clienti, partner e fornitori, oltre che un notevole recupero dello spazio che originariamente era riservato all’archiviazione cartacea.
La digitalizzazione porta anche al miglioramento della produttività e all’abbattimento dei costi di duplicazione e inoltro ripetuto dei documenti. In sintesi è possibile affermare che la digitalizzazione è a base per un’organizzazione più snella e dinamica, aspetto che rende qualsiasi azienda maggiormente competitiva.
Migliorare l’immagine aziendale con la conservazione sostitutiva
L’efficienza e la modernità generate dalla conservazione digitale non fanno altro che migliorare l’immagine di una azienda, la quale potrà operare senza rischiare di commettere errori o impiegare personale in una gestione dei documenti onerosa e lunga.
La conservazione digitale in ogni caso richiede il supporto di un partner esperto del settore e accreditato AgID, come Savino Solution che ha sviluppato una soluzione all’avanguardia per gestire ed archiviare ogni tipo di documento secondo il quadro normativo di riferimento.
Savino Soluzione, più nello specifico, mette a disposizione una linea completa di prodotti per soddisfare esigenze diversificate ma soprattutto studiate su misura in base alle necessità concrete delle singole aziende. La conservazione in outsourcing, quindi affidata ad un soggetto esterno accreditato, permette di affrontare tutto il processo senza preoccupazioni.
Non è un caso che questa opzione, rispetto alla conservazione presso la propria azienda, sia quella maggiormente richiesta. Per avere più informazioni a riguardo e scoprire come digitalizzare la propria attività a norma di legge basta accedere al portale di Savino Solution, compilare l’apposito form e richiedere un appuntamento con un esperto consulente.
